试论电子商务理念在数字档案馆服务中的理论与实践

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　　论文关键词：电子商务　数字档案馆服务
　　论文摘要：本文对电子商务理念在数字档案馆服务中的理论与实际应用做了简要探讨。
　　
　　1 电子商务理念与数字档案馆服务
　　1.1 电子商务
　　1.1.1 电子商务的概念与模式 在英文中主要有两个词与电子商务相对应：EB(electronicbusiness)、EC(electronic commerce)。EB称广义的电子商务(亦称电子业务或电子商业)，由IBM公司于1997 年第一次正式使用，是许多IT企业和学者支持的观点。EC称狭义的电子商务(亦称电子交易)，在世界贸易组织(WTO)及其成员国讨论电子商务的政策性文件中就使用EC。
　　1.1.2 与传统商务相比，电子商务的优势 第一，交易虚拟化通过Internet为代表的计算机，整个交易全部都是虚拟化设置。利用互联网进行贸易往来，双方负责人自贸易谈判、签约再到确定交易等一系列程序，不再需要当面进行，均可利用计算机互联网来实现。第二，降低了交易的成本。我们用网络实现信息传递所产生的费用比电话、信件、传真所支出要低的多。而且电子商务还可以减少一些之前传统商务所必要的开支，如：中介费、信息成本、文件处理费、广告服务费、印刷费、传播费、还有店面的租金费等。第三，减少中间不必要因素。传统贸易方式的费用过高、安排速度慢、容易出现误差等缺陷已经不存在。同时，电子商务很大程度上缩短了交易的时间，使交易双方可以直接进行贸易往来，所以，在某种概念上改变了社会经济整体运行的方式。使整个交易过程更加方便快捷有效。第四，交易的透明化。在整体交易过程中，交易双方从洽谈、签约到货款的支持、交货通知等都在电子屏幕上有所显示，双方可清晰看到，所以显得比较透明化。
　　1.1.3 数字档案馆服务概述 何为数字档案馆信息服务呢，是指在网络环境下，数字档案馆利用计算机、通讯以及网络等现代技术来完成档案信息采集、处理、存储、传递以及提供利用等活动，从而达到“为档案信息用户提供所需数字档案信息产品和服务、满足档案信息用户解决现实问题的档案信息需求”这一目的的过程。
　　1.1.4 电子商务理念对数字档案馆服务的影响 电子商务是从传统模式向网络模式转化的最终产物，带来了现代办公模式的变化，也是人类进行社会实践活动的补充力量所在。这种信息化和电子化趋势在档案管理工作中产生了很有价值的影响意义，同时也给人类带来了方便。数字档案馆中的电子商务有一明显的行业特性，它依靠网络来进行数字化信息的搜索、保存以及传递，提供信息、收付资金、以及传递商品在这一过程中不可避免地存在着。
　　1.2 数字档案馆业务活动的开展与实施
　　利用电子商务的支持，数字档案馆业务活动方能得以顺利开展与实施。数字档案馆提供了一项自动化程度很高的网络作业环境，这就必然要充分利用网络的高效率来提供相应的服务。在电子商务解决方案的支持下，利用电子商务交易系统来开拓业务工作的范畴、优化数字档案馆的业务流程，从而提高了服务质量以及工作业务的水平。
　　1.3 数字档案馆中电子商务服务的意义
　　电子商务所特有的开放性、高效性、以及互动性改变了档案信息的相对封闭状态。数字档案馆利用电子商务来实现档案信息服务的商品化、市场化。电子商务提高档案信息化发展的速度，更直接更方便的使档案利用者与档案管理工作者交流，其收益还可以弥补档案馆以及网络建设资金欠缺，让二者能充分利用现有条件来实现技术和设备的提高，以提供优质的社会服务。
　　2 数字档案馆中的电子商务
　　2.1 数字档案馆通过电子商务增加了商机和活力。数字档案馆通过电子商务，拥有了“事业性”、“公益性”、“福利性”等特点，强调具有社会效益的比较传统性的档案馆所特有的信息服务形式，已经不再适应现代信息技术的发展。突破了老形式化体制，从而提高服务效率，进化作流程，这些因素是档案馆生存与发展的必要保证，也是宗旨所在。我们都知道，商务联机数据库拥有着互联网上最有价值的信息资源，用户只需要具备一定的经济支付能力，之后系统所带来的简便、快捷、高效等特性是过去传统意义上的档案馆无法比拟的。
　　2.2 数字档案馆中的电子商务服务方式
　　2.2.1 缴费查档：这是目前数字档案馆所提供的一项比较频繁的电子商务，它需要客户缴纳一定的费用，方能获得查阅使用数字档案馆内部的一些数据的资格与权利，从而满足客户查阅需求。
　　2.2.2 在线交易：所谓数字档案馆的在线交易，是指数字档案馆利用网络所进行的时时交易等销售行为。比如，可以利用网络向用户出售电子档案信息、音像制品、档案编研成果、编辑成册的相关资料、个性化产品等在线服务。
　　2.2.3 联合编目：指的是各大中小型档案馆联合编制的程序，里面有各档案馆自己拥有的资源，然后上传保存到中心数据库，或者从中心数据库下载所需要的档案资源，从而记录收纳到本地的数据库，来组织编制各种类别、载体的联合目录，从中所产生的费用都是通过网络来进行交易的。联合编目使档案资源的共享更加有效得实现。
　　2.2.4 增值服务：档案馆的查询、编研等工作需要非常专业技术，把馆藏资源文化利用网络进行编织整合，使各类用户的特定需求更加有效地得到满足，而且能运用本身的网络资源优势、检索技术、跨行业，跨专业地进行查档，该项成果凝聚了全体档案工作人员的劳动与智慧，也就是所谓的增值信息。如果运用电子商务服务，
　　这种增值服务还会拥有更加广阔的空间可以进行开拓发展，有着很大的潜力市场可开拓。
　　3 电子商务理念在数字档案馆服务中的应用
　　如今，在市场经济不断发展的社会里，电子信息是一项非常重要的商品。信息服务必须向着商业化的方向大力发展。在如此广泛的网络环境条件下，信息服务所特有的“广泛性”、“充分性”、“实时性”、“精确性”，比以往的传统模式更具特色。其一，它能打破信息的壁垒，进一步朝着理想市场环境方向发展，建设以用户为中心的个性化服务；其二，它更加有助于商务流程透明化的形成。数字档案馆信息服务要想实现电子商务化，就必须要把3方面与档案业务过程相关的系统紧密集成，而且要把它们全部运用于互联网，这3各方面就是“用户关系管理系统”、“信息管理系统”和“资源规划管理系统”等。使用户通过互联网，与档案馆的工作人员，内外互动，做到实时信息交流以及知识间的共享。通过档案馆信息链的整体结合，使得用户与档案人员从单的渠道就可以访问到所需要的信息，然后再利用这些信息做出合理的业务决策，达到最后执行决策，这样一来就给用户提供了一项定向的、全方位的服务，同时，使档案馆内部员工知识得到创新，共享得到充分实现，从而达到赢得商务机会并创造经济效益的目的。总之，仅管我国数字档案馆在建设完善过程中不断地引进电子商务的一些服务，可是和国外的数字档案馆建设仍然存在较大的距离。所以，我们需要把我国的数字档案馆建设在现有的基础上不断去完善，借鉴国外数字档案馆建设专业经验，提高我国档案人员的专业技术水平，以及档案馆的管理水平，进一步完善管理制度，在档案馆部门自身努力地基础上，加上全社会的共同努力，让我国数字档案馆的用户充分享受更加完善、方便快捷的电子商务服务。
　　
　　参考文献：
　　许捷.构建电子商务应用和服务平台.商场现代化，2006(1).
　　金艳丽.电子商务与档案信息商品化刍议.科技情报开发与经济，2003(2).
　　田玲.电子商务的演变于发展趋势[J].西安电子科技大学学报( 社会科学版)，2005(3).
　　管先海，刘伟，白桦.对数字档案馆信息服务的思考.档案管理，2006(5)
　　毕建新.数字档案馆的信息服务.中国档案，2003(3).












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