相对于管理员工来说，管理物品的工作要简单得多。毕竟，物品是死的，无论怎么折腾与摆弄，既无抵触之心，亦无反抗之力。经销商的公司化改造，可从简单的物品管理开始；同时，管理物品也就是改善环境，环境的改善对后期的人员管理工作也有一定的铺垫和促进作用。
　　在经销商公司的办公室，对纸质文件的管理工作大多较为随意，诸如文件分类不细致、摆放不整齐、文件未进行分等级管理、缺乏文件说明标签、过期失效文件未及时清理等情况经常出现，导致经常出现文件受损、直接丢失、重复存放、文件查找效率低等状况，不但影响工作，乱七八糟的文件还会影响公司形象以及内勤人员的工作心情。
　　经销商公司的文件管理工作基本可分为以下几个步骤：

        分类
　　分类工作分为两步，第一步是根据文件的内容性质，先将文件划分为经营类文件、档案资料类文件、内部管理类文件和事务类文件。
　　第二步是在每个大分类下面，再细分不同的文件类型，这个分类越细，以后查找起来就越方便，每多一个文件分类，也就是多一个文件夹的成本。必要时，为某一张文件纸，单独配一个文件夹，成本也高不到哪里去。

        文件等级设定
　　不是所有的文件都是可以公开的，书面文件应根据内容设定受控级别，例如是普通公开文件，还是按照一定级别才可以查阅的文件。

        文件存放用品
　　在确定文件分类表和文件等级之后，再根据文件的数量和使用频率，设定不同的文件存放用品。例如板夹、普通文件夹、文件袋、文件篮、文件盒、快捞架等等。当然，受控文件夹还需要存放在带锁的文件柜里，普通可公开文件可集中存放在立式文件柜里。

        文件标签
　　为方便文件的查找和分类存放工作，应在每个文件夹或文件盒上使用文件名称标签。

        文件管理制度的确定
　　将当前各类纸质文件分门别类的存放到各文件夹文件盒中之后，还应该起草相关的文件管理制度，明确各部门所需要管理的文件范畴，各等级的文件查阅权限，文件及时分类归纳，定期的文件更新清理等工作。
　　
　　当然，文件管理工作的意义，不仅仅是为了表面上的办公室整洁和查找方便，或者说，文件整理工作只个铺垫而已，通过文件的整理工作，还能借机实施许多更为深入的管理工作，例如：

        建立与客户直接的联系平台
　　经销商公司的客户资源，大多数是存放在各业务人员的脑袋里，时间长了，业务人员容易将这些客户当成是自己的客户，认为客户是冲着自己才与公司合作，是自己在给公司带来生意和业绩，从而产生一些对业绩和个人回报不平衡的感觉出来。
　　以整理文件档案的名义，要求各业务人员上交客户的相关资料，尤其是联系方式，然后建立短信平台和服务专线，通过短信群发和服务专线，与客户保持直线联系，及时向告知相关产品信息和活动政策，这可在一定上威慑业务人员私自截留公司政策资源，并可直接发送诸如生日祝贺、市场动态、天气提醒等信息，持续维护客情关系。

        研究和分析客户的基础
　　虽然每家经销商公司都有许多下线客户，但是经销商对每家客户的具体情况了解程度有限，在设计渠道促销活动时，往往是经销商老板自己单方面的主观分析，若是通过对客户档案资料的深入分析，查找各类客户的共性特点和需求点，进行针对性的活动设计，想必效果要好很多。同时，每个下线客户都有一定的管理成本，经销商老板在算帐时，往往只算每个下线客户一年在我这进了多少货，很少有去算每个下线客户所发生的管理成本，有些下线客户虽然一年下来也进了不少货，但退换货、要政策要费用、处理事故等事件层出不穷，也就是实际管理费用居高不下，这样的客户其实并没有带来多少实际收益。

        挖出员工脑袋里的技术
　　无论是业务人员还是内勤人员，都是靠技术在工作，技术好的，效率高，成本低，反之则效率低成本高，这些技术往往都是通过长期的实际工作甚至是吃亏上当而积累下来的，目前也是分散存在各员工的脑袋里，变成员工的私有资产，轻易不会传授给其他员工，甚至当成自己的资历资本，要求涨工作加提成的理由。
　　严格来说，是公司给员工提供的工作平台，甚至员工的工作失误，最后也是公司买的单，那么，员工通过工作所积累的工作技术，应该属于公司，应该将其整合出来，作为公司的知识资产，以不断提升众员工的技术水平，提升工作效率，减少风险和走弯路，并可作为新员工的技术培训材料。
　　在进行文件整理的工作中，通过内部技术贡献会议的形式，强行让每位员工发言，罗列出各自脑袋里所积存的工作技术。在一定程度挖空员工脑袋的技术积累，使之变成公司的知识资产。

        建立内部工作的标准化
　　在文件清理的工作中，还可明确各岗位工作范畴，岗位和岗位之间的衔接和配合，明确各项工作的推进流程，各项工作中各节点的标准化，还可以此来修正和完整当前的规章制度和作业流程。

        学习资料
　　文件的整理工作，其实也就是把公司里各岗位各员工的工作范畴和内容，进行了全部说明，并且是分门别类的展示出来，这对新员工的入职培训工作将非常有利。